這是此列表中最重要的客戶服務即時聊天禮儀規則之一。
如果您需要幾分鐘來查找一些資訊才能回覆查詢，請讓客戶知道將需要等待一段時間以及延遲的原因。這是有禮貌的，可以防止因沒有立即得到回應而感到沮喪
7. 回應客戶的語氣
在客戶服務即時聊天中配對客戶的語氣和語言可以建立團結並有助於與客戶建立融洽的關係。衡量客戶的說話方式並以類似的語氣回應。如果他們說話非常正式，那就模仿一下。如果他們很隨意並且使用大量表情符號，只要保持對話得體，就不要害怕放鬆。即使客戶非常隨意，像 BRB（馬上回來）、LOL（大聲笑）或 NP（沒問題）這樣的首字母縮略詞/口語快捷方式在專業實時聊天中也沒有地位。
8. 當你不確定時，與客戶再次確認
客戶的詢問有時可能含糊不清。不要潛在 保加利亞 電話號碼 地誤解查詢並回答它們，而是解釋查詢並提出問題以確認您是否正確理解它。這種支持禮儀表明您非常重視客戶的時間和關注，足以在繼續操作之前驗證訊息，並表明您致力於提供準確可靠的幫助。這還可以減少後續查詢或升級的需要。
9. 回答要簡潔明了
客戶讚賞客戶服務的快速、中肯的回應。因此，請確 保加利亞電話號碼 保您的回答簡潔明了。使用清晰的語言並避免提供任何對於解決客戶的疑問不必要的資訊。
如果您對查詢的回答不可避免地很長或複雜，請將它們切成易於理解的小塊。這樣做有兩個原因：
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您的客戶可以更了解您，並可以在過程中澄清他們的疑慮。
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如果您誤解了問題，他們可以在一開始就阻止您，這樣您就不會在整個答案上浪費任何一方的時間。
如果客戶有多個疑問或問題，請以簡潔的段落或要點分別解決每一個問題。這使客戶更容易遵循和理解您的回應。
除了表明您尊重客戶的時間之外，清晰簡潔的回覆還可以確保客戶輕鬆理解您想要傳達的內容，並最大限度地減少任何混亂或誤解。它還有助於保持客戶的注意力並讓他們參與對話。
以幫助您重新措辭您的回复，使其清晰、切題。
10.檢查語法和拼寫
檢查即時聊天回覆的語法和拼字對於維持客戶心目中的專業形象和可信度至關重要。客戶經常根據溝通品質來判斷公司的能力，而打字錯誤或明顯的語法錯誤可能會對您和您公司的聲譽帶來不好的影響。此外，拼字或文法錯誤有時會改變句子的含義或導致誤解。
上一點提到的 OpenAI 整合可以檢查您的訊息是否有拼字錯誤或語法錯誤，甚至可以為您修復它們，幫助您一舉兩得。
11. 共享查詢的所有可能解決方案
如果客戶的問題/疑慮可以透過多種方式解決，那麼最好與客戶分享所有這些方法，因為他們可能更喜歡一種解決方案/方法而不是另一種解決方案。賦予客戶從所有可用選項中進行選擇的權力，讓他們感到受到重視並提高客戶滿意度。
要避免的 5 個常見即時聊天錯誤
除了納入上述客戶服務禮儀規則外，避免客戶服務代表犯的某些常見錯誤也很重要。
1. 不要成為機關槍特工
一些即時聊天代理傾向於一個接一個地提出問題，試圖了解客戶面臨的問題並提供快速解決方案。在客戶有機會詳細闡述之前快速連續提出問題可能會讓他們感到沮喪，並使即時聊天對話感覺更像是審訊。相反，請給您的客戶時間來詳細說明他們的查詢或對您的問題的回答，只有當他們停止打字時才進一步提示。
2. 不要聽起來太照本宣科
雖然即時聊天腳本有助於保持客戶支援的一致性並提高效率，但過度依賴它們可能會使對話感覺機器人和缺乏人情味。
僅將聊天腳本視為指導方針，並根據不同的客戶和情況自訂自己的回應以取得平衡。
3.不要使用商業術語或複雜的語言
您可能會驚訝地發現，有很多即時聊天代理在與客戶交談時不必要地使用商業或行業術語或難懂的詞語。身為客戶服務代表，您的首要任務應該是確保客戶理解您所說的內容。使用過於技術性的術語或複雜的語言會阻礙這一點。相反，了解您的受眾並使用他們熟悉的語言和術語。
4. 不要承諾無法兌現的事情
為了安撫憤怒的客戶，客戶服務代表最終可能會承諾滿足客戶的要求，有時甚至更多，而不驗證是否可行。持續未兌現的承諾會破壞信任並損害客戶關係。這還不是全部，負面的客戶體驗通常會在他們的圈子甚至社交媒體上分享，可能會對您的品牌聲譽造成巨大損害。
客戶重視誠實和可靠。因此，在客戶服務即時聊天中，切合實際地管理期望並僅致力於您知道可以實現的目標至關重要。如果您無法滿足客戶的要求，請提供替代解決方案或將問題回報給可以提供協助的人員。
